*(Pagina aggiornata il 15 febbraio 2024)

Gli Istituti Ospedalieri Bresciani si sono dotati di:

• un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo - sistema organico e strutturato di principi e procedure di controllo - atto a prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto 231;
• un Codice Etico - parte integrante del Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/2001 adottato dalla Società - contenente i criteri generali di comportamento ai quali tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano rapporti e relazioni con il Gruppo San Donato devono, senza eccezione alcuna, inderogabilmente attenersi.

La Società ha altresì recepito:

• la Policy Anticorruzione - emessa dal Gruppo San Donato - per fornire alle Società GSD un quadro di riferimento in materia di prevenzione della corruzione;
• la Policy Whistleblowing - emessa dal Gruppo San Donato- per disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni “interne”, da chiunque inviate e trasmesse, anche in forma anonima.

I documenti soprarichiamati costituiscono un corpus integrato di norme interne finalizzate alla diffusione di una cultura aziendale improntata all’etica ed alla trasparenza aziendale

Contesto normativo

Il 29 dicembre 2017 è entrata in vigore la legge n. 179 "Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato" - pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 291 del 14 dicembre 2017).

L’art. 2 della legge n. 179/2017 è intervenuto sul Decreto 231 ed ha inserito all’art. 6 - “Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell’ente” - una nuova previsione che ha inquadrato, nell’ambito del Modello organizzativo ex D. Lgs. 231/01, le misure legate alla presentazione e gestione delle segnalazioni.

Successivamente - nel mese di marzo 2023 - è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” e recante disposizioni relative alla protezione delle persone che segnalano violazioni, c.d. direttiva Whistleblowing.

Il Decreto 24/2023  interviene a disciplinare in maniera organica il sistema di protezione di tutti quei soggetti (appartenenti sia al settore pubblico, sia al settore privato), c.d. whistleblowers, che segnalino - tramite canali interni o esterni -  attività illecite o fraudolente poste in essere in violazione delle disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’Amministrazione pubblica o dell’ente privato, delle quali siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo di appartenenza.

In conformità all’art. 4 del Decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, “I soggetti del settore pubblico e i soggetti del settore privato … attivano propri canali di segnalazione che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione”.

Portale di segnalazione

Gli Istituti Ospedalieri Bresciani, nello spirito di dare concreta applicazione alla normativa vigente, mettono a disposizione dei potenziali segnalanti differenti canali di segnalazione, tra cui un Portale dedicato - “Portale Whistleblowing” - idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione delle stesse.

L’accesso al Portale Whistleblowing è soggetto alla politica “no-log” al fine di impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo.

Le segnalazioni - trasmesse mediante il Portale e ricevute e gestite dall’Organismo di Vigilanza degli Istituti Ospedalieri Bresciani - possono pervenire da:

• vertici aziendali e componenti degli Organi Sociali degli Istituti Ospedalieri Bresciani;
• tutto il personale - qualunque sia il rapporto di lavoro intercorrente – degli Istituti Ospedalieri Bresciani;
• partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con gli Istituti Ospedalieri Bresciani.

La “persona segnalante” [ex art. 2, comma 1, lett. g), D. Lgs. n. 24/23 – “Segnalante”] a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione è invitata ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

La segnalazione “Whistleblowing”

Per “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione, presentata a tutela dell’integrità della Società, di condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001, di violazioni del Codice Etico, del Modello Organizzativo 231 o delle procedure interne adottate dalla Società o dal Gruppo ovvero di comportamenti, atti od omissioni integranti violazioni delle disposizioni europee rilevanti ai sensi del D. Lgs. 24/2023 o della disciplina esterna comunque applicabile alla Società o al Gruppo, fondata su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui i Destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare facilmente verificabili.

In linea generale gli Istituti Ospedalieri Bresciani esortano i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto.

Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune, rientrare nelle tipologie di “non conformità” per cui il sistema è stato implementato.

Tutela e responsabilità del Segnalante

Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, può essere diretta nei confronti di chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione.

Inoltre, sono previste sanzioni a carico di chi viola le misure di tutela del Segnalante.

Sono altresì previste sanzioni nei confronti del Segnalante nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

La Società si riserva, in ogni caso, la facoltà di intraprendere le opportune iniziative anche in sede giudiziaria.

“Il trattamento dei dati personali del Segnalante, se conferiti, avverrà secondo principi di correttezza, liceità e trasparenza, tramite supporti e/o strumenti informatici, manuali e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento e comunque garantendo la riservatezza e sicurezza dei dati stessi e il rispetto degli obblighi specifici sanciti dalla legge” – come riportato nell’’informativa privacy consultabile al seguente link.

Tutela del Segnalato

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato.

Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti riguardo alla segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il segnalato potrà essere contattato e gli verrà assicurata la possibilità di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

Accesso al portale

L’accesso al portale avviene in due modalità distinte, descritte in breve di seguito. Per maggiori chiarimenti è possibile scaricare il “Manuale per il Segnalatore”.

Segnalazione riservata

Al segnalante, che decide di accedere al Portale in modalità “riservata”, è richiesta dal sistema una registrazione e l’indicazione di una propria casella postale elettronica di riferimento.

Al momento della registrazione il segnalante dovrà indicare anche un username e una password tramite cui potrà effettuare i successivi accessi.

Il segnalante riceverà via e-mail esclusivamente una richiesta di conferma di attivazione del suo account sul sistema.

Dopo l’accesso al Portale il segnalante sarà guidato nella compilazione di un questionario formato da domande aperte e/o chiuse che gli permetteranno di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (fatti, contesto temporale, dimensioni economiche, etc.).

Sia il ticket che la registrazione serviranno al segnalante per accedere alla propria segnalazione al fine di: monitorarne lo stato di avanzamento; inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione; fornire le proprie generalità; rispondere ad eventuali domande di approfondimento.

Il Portale permette di instaurare un colloquio virtuale (chat) con l’organo deputato alla gestione della segnalazione (Organismo di Vigilanza).

Per accedere al portale in modalità “riservata” cliccare sul seguente link ed inserire, dove richiesto, il token OSPBSWB.

Segnalazione anonima

Il segnalante “anonimo” non necessita di registrazione ed accede al portale con le garanzie di “no- log” sopra richiamate

Al termine del processo di inserimento della segnalazione, il portale rilascerà un codice identificativo univoco (ticket).

Questo codice alfanumerico, conosciuto solo dal segnalante “anonimo”, consente di accedere successivamente alla segnalazione inserita per monitorarne lo stato e/o per comunicare con chi ne avrà la gestione. Sarà cura del segnalante custodirlo dal momento che in caso di smarrimento non potrà essere recuperato in alcun modo.

Anche nell’ipotesi in cui sia stata trasmessa una segnalazione “anonima”, il Portale consente di instaurare un colloquio virtuale (chat) con l’organo deputato alla gestione della segnalazione (Organismo di Vigilanza).

Per accedere al portale in modalità “anonima” cliccare al seguente link ed inserire, dove richiesto, il token OSPBSWB.